Steuerlexikon

Die Auf­be­wah­rungs­pflicht ist ein Bestand­teil der Buch­füh­rungs- und Auf­zeich­nungs­pflicht. Die fol­gen­den Unter­la­gen sind geord­net aufzubewahren:

• Bücher und Auf­zeich­nun­gen, Inven­ta­re, Jah­res­ab­schlüs­se, Lage­be­rich­te, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erfor­der­li­chen Arbeits­an­wei­sun­gen und sons­ti­gen Organisationsunterlagen,

• die emp­fan­ge­nen Han­dels- oder Geschäftsbriefe,

• Wie­der­ga­ben der abge­sand­ten Han­dels- oder Geschäftsbriefe,

• Buchungs­be­le­ge,

• sons­ti­ge Unter­la­gen, soweit sie für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind. 

Mit Aus­nah­me der Jah­res­ab­schlüs­se und der Eröffnungsbilanz können die genann­ten Unter­la­gen auch auf einem Bildträger oder auf ande­ren Datenträgern auf­be­wahrt wer­den, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buch­füh­rung ent­spricht und sicher­ge­stellt ist, dass die Wie­der­ga­be oder die Daten mit den emp­fan­ge­nen Han­dels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungs­be­le­gen bild­lich und mit den ande­ren Unter­la­gen inhalt­lich über­ein­stim­men. Zudem müs­sen die Unter­la­gen während der Auf­be­wah­rungs­frist jeder­zeit ver­füg­bar sein sowie unver­zü­g­lich les­bar gemacht und maschi­nell aus­ge­wer­tet wer­den können.

Die Auf­be­wah­rungs­frist für Buchungs­be­le­ge, Bücher und Auf­zeich­nun­gen, Inven­ta­re, Jah­res­ab­schlüs­se, Lage­be­rich­te, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erfor­der­li­chen Arbeits­an­wei­sun­gen und sons­ti­gen Orga­ni­sa­ti­ons­un­ter­la­gen beträgt zehn Jah­re, die sons­ti­gen oben auf­ge­führ­ten Unter­la­gen sind sechs Jah­re auf­zu­be­wah­ren, sofern nicht in ande­ren Steu­er­ge­set­zen kür­ze­re Auf­be­wah­rungs­fris­ten zuge­las­sen sind.

Die Auf­be­wah­rungs­frist beginnt mit dem Schluss des Kalen­der­jahrs, in dem die letz­te Ein­tra­gung in das Buch gemacht, das Inven­tar, die Eröffnungsbilanz, der Jah­res­ab­schluss oder der Lage­be­richt auf­ge­stellt, der Han­dels- oder Geschäftsbrief emp­fan­gen oder abge­sandt wor­den oder der Buchungs­be­leg ent­stan­den ist, fer­ner die Auf­zeich­nung vor­ge­nom­men wor­den ist oder die sons­ti­gen Unter­la­gen ent­stan­den sind.

Seit dem 18.09.2009 gilt, dass Steu­er­pflich­ti­ge, bei denen die Sum­me der posi­ti­ven Ein­künf­te nach § 2 Absat­z 1 Num­mer 4 bis 7 des Ein­kom­men­steu­er­ge­set­zes (Überschusseinkünfte – hier­zu zählen: Ein­künf­te aus Kapitalvermögen, aus Ver­mie­tung und Ver­pach­tung sowie aus sons­ti­gen Ein­künf­ten) mehr als 500.000,– € im Kalen­der­jahr beträgt, die Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen über die den Überschusseinkünften zu Grun­de lie­gen­den Ein­nah­men und Wer­bungs­kos­ten sechs Jah­re auf­zu­be­wah­ren haben. Im Fal­le der Zusam­men­ver­an­la­gung ist für die Fest­stel­lung des Überschreitens des Betrags von 500.000,– € die Sum­me der posi­ti­ven Überschusseinkünfte eines jeden Ehe­gat­ten maßgebend. Die Ver­pflich­tung ist vom Beginn des Kalen­der­jahrs an zu erfül­len, das auf das Kalen­der­jahr folgt, in dem die Sum­me der posi­ti­ven Ein­künf­te mehr als 500.000,– € beträgt.